Hari ke-4 : Berbagi dokumen dengan grup di Google Apps

| Posted on |

Pertama kali yang harus dilakukan adalah membuat sebuah grup pada Contacts di Google Apps Anda.

  1. Klik menu Contacts pada menu sebelah kiri.
  2. Pilih ikon New Group dan ketikkan nama grup yang di inginkan. Create Contact Groups
  3. Grup Anda sudah terbuat. Create Contact Groups 2
  4. Pilih (v) kontak yang akan dimasukkan ke dalam grup, klik pada dropdown Groups dan pilih grup yang diinginkan. Add to Group
  5. Selamat..!! Anda telah membuat grup pada Contacts Anda.

Sekarang kita coba untuk berbagi dokumen, dengan catatan :

  • Share (berbagi) dokumen berbeda dengan mengirim dokumen melalui email menggunakan attachment.
  • Dengan berbagi dokumen menggunakan Google Docs, kita bisa mengetahui perubahan yang dilakukan terhadap file tersebut.
  • Juga kita tidak perlu meng-update dokumen yang sama, karena mengirimkan dokumen ke masing-masing orang (attachment di email). Berbagi dokumen disini bisa dilakukan secara bersamaan, dan dilengkapi oleh fasilitas chat pada dokumen yang aktif bagi orang-orang yang sedang mengakses dokumen tersebut (fasilitas chat hanya untuk dokumen spreadsheet dan presentation).

Berikut cara untuk berbagi dokumen dengan grup anda :

  1. Klik link Documents.
  2. Pilih dokumen/file yang akan dibagi. Choose File
  3. Klik pada dropdown Share, pilih Invite people. Share
  4. Klik link Choose from contacts.
  5. Pilih pada dropdown, grup Anda lalu klik pada tombol Done. Choose from contacts 2
  6. Anda bisa langsung menekan tombol Send untuk mengirim invite, atau klik tab People with access untuk mengubah role akses terhadap file yang dibagi. People with access
  7. Setelah yakin atas pengaturan akses, klik pada link Email this people untuk mengirim invite.
  8. Selesai.

Happy googling… 🙂

<< Prev Tips Next Tips >>